KYC-Review automatisieren: Anforderungen und Umsetzung

Periodische KYC-Reviews gehören zu den festen Sorgfaltspflichten jedes Vermögensverwalters. Der grösste Teil des Aufwands entfällt auf das Zusammentragen von Stammdaten, Dokumenten, Notizen und Transaktionen, nicht auf die Beurteilung. Dieser Beitrag beschreibt die Anforderungen nach GwG, den Aufbau eines Reviews, ein Beispiel für eine Abweichungsliste und die Entscheide, die bei einer verantwortlichen Person bleiben.

Das Gesetz setzt die Pflicht, das Haus den Zyklus

Das Geldwäschereigesetz verpflichtet Finanzintermediäre, die Vertragspartei zu identifizieren (Art. 3 GwG), den wirtschaftlich Berechtigten festzustellen (Art. 4 GwG), ungewöhnliche Transaktionen und Geschäftsbeziehungen mit erhöhtem Risiko besonders abzuklären (Art. 6 GwG) und all das zu dokumentieren (Art. 7 GwG). Einen festen Zyklus für jede Geschäftsbeziehung schreibt das Gesetz nicht vor. Es verlangt, dass die Angaben aktuell bleiben und Beziehungen mit erhöhtem Risiko enger überwacht werden. Die Frequenz legt der Vermögensverwalter in seinen internen Weisungen fest. In der Praxis verbreitet sind jährliche Reviews bei erhöhtem Risiko und Intervalle von drei bis fünf Jahren für die übrigen Beziehungen, ergänzt durch anlassbezogene Reviews.

Nach Art. 7 Abs. 3 GwG sind die Belege während mindestens zehn Jahren nach Beendigung der Geschäftsbeziehung oder nach Abschluss der Transaktion aufzubewahren. Ein Review, das nicht dokumentiert ist, existiert für die Prüfung deshalb nicht. Für die Vermögensverwaltung kommt die Eignungsprüfung nach Art. 12 FIDLEG hinzu, und viele Häuser verbinden beide Prüfungen in einem Review.

Lesen und vergleichen lässt sich automatisieren, beurteilen nicht

Ein Review prüft, ob die Ausweisdokumente gültig sind, ob Domizil und wirtschaftlich Berechtigter unverändert sind, ob Zu- und Abflüsse zur dokumentierten Vermögensherkunft passen, ob die Screening-Ergebnisse aktuell sind und ob das Anlageprofil noch zum Mandat passt. Jeder dieser Punkte hat irgendwo eine Antwort, aber selten im selben System.

In der Praxis lösen ein Wechsel von Domizil oder Staatsangehörigkeit, ein neuer wirtschaftlich Berechtigter, ein Zufluss, der nicht zur dokumentierten Vermögensherkunft passt, oder negative Presse über den Kunden ein anlassbezogenes Review aus. Die meisten dieser Signale liegen bereits in den Systemen des Hauses, in einer E-Mail, einer Gesprächsnotiz oder einer Transaktion. Schwierig ist nicht, sie zu erkennen, sondern sie rechtzeitig dem richtigen Kundendossier zuzuordnen. Lesen, vergleichen und auflisten lässt sich automatisieren. Die Beurteilung nicht.

Eine Abweichungsliste stellt Fragen, sie beantwortet sie nicht

Vor dem Review vergleicht das System die tatsächliche Entwicklung mit dem dokumentierten Profil und listet Abweichungen über definierten Schwellen auf. Ein Auszug für einen fiktiven Kunden:

• Ausweis abgelaufen. Pass gültig bis 14. März 2026, kein neueres Dokument im Dossier. Quelle: Dokumentenablage.
• Zufluss ausserhalb des Profils. CHF 850'000 am 2. Juli 2026 von einer Gesellschaft in Zypern. Dokumentierte Vermögensherkunft: Erbschaft und Lohneinkommen. Quelle: PMS-Transaktion.
• Domizilwechsel nicht nachgeführt. Gesprächsnotiz vom 18. Mai 2026 erwähnt einen Umzug nach Monaco, die Stammdaten zeigen weiterhin Zürich. Quelle: Gesprächsnotiz, PMS-Stammdaten.
• Anlageprofil und Mandat weichen ab. Profil «konservativ», Aktienquote seit sechs Monaten über 55 Prozent. Quelle: PMS.

Die Liste enthält keine Beurteilung. Sie sagt nicht, ob der Zufluss aus Zypern plausibel ist. Sie stellt sicher, dass die Frage gestellt wird, und zeigt, wo die Antwort zu finden ist. Aus unserer Sicht ist eine brauchbare Liste kurz; umfasst sie regelmässig Dutzende Einträge pro Kunde, sind die Schwellen neu zu kalibrieren.

Vier Entscheide bleiben bei einer verantwortlichen Person

Ob eine Abweichung plausibel ist, ob die Risikoeinstufung bleibt, ob eine Beziehung zusätzliche Abklärungen braucht und ob ein begründeter Verdacht vorliegt, der nach Art. 9 GwG eine Meldung an die Meldestelle für Geldwäscherei auslöst: Diese Entscheide trifft eine verantwortliche Person, und sie zeichnet sie. Die Risikoeinstufung ist aktiv zu bestätigen und nicht stillschweigend aus dem Entwurf zu übernehmen.

Drei Fehler, die ein Review wertlos machen

Zu tief angesetzte Schwellen markieren jede Überweisung über CHF 10'000, und die Prüfenden gewöhnen sich daran, Markierungen zu ignorieren. Die Schwellen sind je Kundensegment zu kalibrieren und nach dem ersten Quartal zu überprüfen. Die Automatisierung vervielfältigt zudem die Datenqualität, weshalb die Stammdaten im PMS vor dem ersten Durchlauf zu bereinigen sind. Schliesslich genügt eine Review-Notiz mit dem Vermerk «keine Änderungen» ohne Belege keiner Prüfgesellschaft. Die Notiz braucht verknüpfte Quellen, die namentlich genannte prüfende Person, ein Datum und einen klaren Entscheid. Der Anwendungsfall gehört zudem ins KI-Inventar, wie im Beitrag zur FINMA-Aufsichtsmitteilung 08/2024 beschrieben.

So funktioniert's

Mit Unplex wird das Review-Dossier automatisch zusammengestellt: Stammdaten und Transaktionen aus dem PMS, Dokumente aus der Ablage, Notizen aus Microsoft 365. Das System erstellt die Abweichungsliste und einen Entwurf der Review-Notiz in Ihrer Vorlage, jede Aussage mit Quellenverweis. Fehlende Dokumente werden zu Aufgaben. Die verantwortliche Person entscheidet und zeichnet, und der Audit-Trail hält jeden Schritt fest.

Fazit

Die Automatisierung von KYC-Reviews überträgt die Beurteilung nicht auf ein System. Die prüfende Person beginnt mit einem vollständigen Dossier und einer Liste offener Fragen, und der Entscheid bleibt bei einer verantwortlichen Person im Haus.

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