Quartalsbriefe automatisieren: Anforderungen und Umsetzung

Quartalsbriefe an Kundinnen und Kunden lassen sich weitgehend automatisieren. Dieser Beitrag beschreibt den Rechtsrahmen nach FIDLEG, den Aufbau eines Briefs, ein Beispiel und die Kontrollen, die eine Prüfgesellschaft erwartet. Der Grundsatz lautet: Die Zahlen kommen aus dem Portfoliomanagementsystem, die Würdigung kommt vom Kundenberater.

Der Quartalsbrief ist keine Pflicht, wird aber wie eine gelesen

Nach Art. 16 FIDLEG legen Finanzdienstleister auf Anfrage der Kundschaft Rechenschaft ab über die erbrachten Dienstleistungen, über Zusammensetzung, Bewertung und Entwicklung des Portfolios und über die damit verbundenen Kosten. Den Mindestinhalt regelt der Bundesrat. Diese Pflicht erfüllen die meisten Vermögensverwalter mit dem Depotauszug und dem Performance-Report aus dem PMS. Ein Quartalsbrief ist damit gesetzlich nicht vorgeschrieben. Er erläutert die Entwicklung des Portfolios und die weitere Ausrichtung, und für viele Kunden ist er das Dokument, über das sie ihr Mandat verfolgen.

Drei Teile, drei Verantwortliche

Ein Quartalsbrief besteht aus drei Teilen, und jeder Teil hat einen anderen Eigentümer.

• Die Zahlen. Vermögen zu Beginn und Ende des Quartals, Performance im Quartal und seit Jahresbeginn, Zu- und Abflüsse, Vergleich mit der vereinbarten Referenz. Sie stammen ausschliesslich aus dem PMS und müssen mit dem Depotauszug übereinstimmen. Niemand tippt sie ab.
• Die Hausmeinung. Marktrückblick und Ausblick je Strategie. Der Anlageausschuss schreibt sie einmal pro Quartal, ohne Kundendaten, und sie gilt für alle Mandate der Strategie.
• Die Würdigung. Welche Positionen beigetragen haben, warum Anpassungen erfolgten, dazu ein persönlicher Absatz. Diesen Teil kann ein System vorbereiten. Verantworten muss ihn der Kundenberater.

Ein Musterbrief mit markierten Quellen

Der folgende Auszug zeigt einen Entwurf für ein fiktives ausgewogenes CHF-Mandat. Die Markierungen zeigen, aus welcher Quelle jeder Teil stammt.

Sehr geehrte Frau Muster

Ihr Portfolio hat im dritten Quartal um 1,8 Prozent zugelegt, seit Jahresbeginn beträgt die Performance 4,6 Prozent nach Kosten. Der Wert per 30. September liegt bei CHF 2'412'300. [PMS]

Die Aktienmärkte profitierten im Quartal von sinkenden Zinserwartungen, während der Franken gegenüber dem Euro leicht zulegte. Wir halten an unserer neutralen Aktienquote fest. [Anlageausschuss]

Den grössten Beitrag leisteten Ihre Schweizer Dividendenwerte. Im August haben wir die Obligationenquote leicht erhöht und dabei Ihre im Juni geäusserte Präferenz für kurze Laufzeiten berücksichtigt. [Entwurf aus PMS-Transaktionen und Gesprächsnotiz, geprüft vom Kundenberater]

Ich freue mich auf unser Gespräch im November, in dem wir auch die geplante Liquidität für den Hauskauf Ihrer Tochter besprechen. [Kundenberater]

Namen und Zahlen sind erfunden. Jede Zahl lässt sich auf das PMS zurückführen, und den persönlichen Absatz hat der Kundenberater geschrieben.

Die Freigabe entscheidet über die Aufgabenübertragung

Werden Quartalsbriefe automatisch erstellt und versandt, ohne dass ein Kundenberater jeden Brief prüft, liegt aus unserer Sicht eine Übertragung von Aufgaben nach Art. 15 FINIV vor. Die Portfolioanalyse gehört nach Art. 19 Abs. 3 FINIG zu den wesentlichen Aufgaben eines Vermögensverwalters. Daraus folgen Vertragsanforderungen und Prüfrechte, die wir im Beitrag zur FINMA-Aufsichtsmitteilung 08/2024 beschreiben. Bleibt die Freigabe beim Kundenberater, liegt in der Regel keine Übertragung vor. Die Freigabe muss dann aber eine echte Prüfung sein. Ein Entwurf, der fünf bis zehn Minuten Durchsicht braucht, ist realistisch. Braucht er mehr, ist die Vorlage zu verbessern, statt den Brief von Hand neu zu schreiben.

Aus unserer Sicht umfasst die Prüfung vier Punkte: ob die Zahlen mit dem Depotauszug übereinstimmen, ob die Würdigung wiedergibt, was im Portfolio tatsächlich geschehen ist, ob der persönliche Absatz zutrifft und aktuell ist und ob der Ausblick mit dem Mandat und dem Risikoprofil des Kunden vereinbar ist.

In einer Prüfung zählen drei Nachweise: ein Quellenverweis für jede Zahl, eine protokollierte Freigabe mit Name und Zeitpunkt sowie eine quartalsweise Stichprobe, in der die Compliance Briefe gegen die Quelldaten prüft.

Vier Fehler, die das Vertrauen in die Zahlen untergraben

Performance-Methoden werden vermischt, obwohl zeitgewichtete und kapitalgewichtete Rendite bei Zu- und Abflüssen voneinander abweichen. Der Brief muss dieselbe Methode wie der Report verwenden und sie benennen. Brutto und netto werden verwechselt, obwohl die Kunden die Performance nach Kosten erhalten. Währungseffekte fehlen, obwohl eine Position, die in US-Dollar gewonnen hat, in Franken an Wert verlieren kann. Und ein Brief, der die Hausmeinung ohne Bezug zum Portfolio des Kunden wiederholt, liest sich wie ein Serienbrief, also genau das, was ein persönlicher Brief vermeiden soll.

So funktioniert's

Mit Unplex entstehen Entwürfe für das ganze Buch in einem Durchgang. Positionen, Transaktionen und Performance kommen direkt aus dem PMS, bei Assetmax über die bestehende Anbindung. Jede Zahl trägt einen Quellenverweis. Der Kundenberater prüft, ergänzt den persönlichen Absatz und gibt frei, und jeder Schritt wird protokolliert.

Fazit

Quartalsbriefe lassen sich automatisieren, solange die Rollen klar bleiben: Zahlen aus dem System, Hausmeinung vom Anlageausschuss, Würdigung durch den Kundenberater. Gibt der Kundenberater jeden Brief frei, liegt in der Regel keine Aufgabenübertragung vor, und das Protokoll liefert den Nachweis für die Prüfung.

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